Аутсорсинг: плюсы и минусы

Термин аутсорсинг (outsourcing) образовался от английского «outer source using» — подключение внешних источников. Сегодня без аутсорсинга практически не обойтись в бизнесе, особенно если речь идёт о логистике, ритейле, производстве, гостиничном и ресторанном бизнесе.

Компании всё чаще передают непрофильные бизнес-процессы на аутсорсинг персонала, экономя на содержании штатных специалистов. Это может быть уборка, складские задачи, работа грузчиков, фасовщиков, мерчандайзеров и других специалистов.

Это формат взаимодействия между работодателем и аутсорсинговым агентством, который подразумевает делегирование части функций, непрофильных операций компании под ответственность внешней организации. Клиент нанимает подрядчиков, которые выполняют поставленные бизнес-задачи вместо штатных специалистов. Взаимодействие между сторонами осуществляется на основе договора подряда. Заказчик платит только за услуги аутсорсера, экономит на подборе, оформлении персонала, а также на страховых и налоговых выплатах за штатных работников.

Особенно популярен аутсорсинг складского персонала и производственного персонала.

Часто аутсорсинг путают с форматом предоставления работников (аутстаффингом). Определенные сходства есть, но это — разные понятия. Под аутсорсом понимается использование клиентом сторонних, «чужих» ресурсов. При этом персонал из компании-исполнителя не перемещается в клиентскую организацию. Задачи сотрудникам ставит исполнитель по условиям договора с работодателем. Заказчик не контролирует процесс работы и не управляет им, а только оценивает результат.

Аутстаффинг (вывод за штат) — это привлечение работников, которые официально трудоустроены в компании-исполнителе. Сотрудники находятся под контролем заказчика, но заработную плату получают от официального работодателя. Клиент ставит временному персоналу конкретные задачи, при необходимости обучает, предоставляет средства производства, определяет круг обязанностей.

В первом случае — заказчик не управляет работниками напрямую. Во втором — получает сотрудников под свое руководство, как, например, при аутстаффинге грузчиков или разнорабочих.

К помощи аутсорсинговой компании обращаются, когда бизнесу нужно высвободить штатный персонал для выполнения профильных процессов. Соответственно, непрофильные задачи, которые отнимают ресурсы предприятия, передаются под ответственность сторонних исполнителей.

Аутсорсинг особенно актуален, когда:

• нужно высвободить ресурсы для ключевых задач и передать второстепенные на аутсорсинг уборщиков или сортировщиков;
• стоит задача сократить фонд оплаты труда без потери в эффективности — за счет передачи задач временным специалистам;
• необходимо быстро стартовать новый проект или закрыть потребности сезонного спроса без оформления персонала в штат.

Аутсорсинговый формат взаимодействия состоит из двух этапов:

Первый — подготовительный. Компания выбирает, какие задачи передать под ответственность исполнителя, определяет требования к результату и срокам. Клиент составляет ТЗ, в котором описывает передаваемый на аутсорс бизнес-процесс и критерии качества.

Второй — выбор исполнителя. Клиент находит подрядчика, изучает его опыт, экспертность в поставленных задачах. Заказчику нужно четко понимать, сможет ли аутсорсер решить его вопросы и на какой результат можно рассчитывать.

Дальше стороны работают по следующей схеме:

• Заказчик с аутсорсером оформляют договор подряда;
• Агентство назначает куратора проекта, который ведет всю операционную деятельность в процессе реализации проекта. В том числе назначает административный состав (менеджеры, бригадиры) и отслеживает процесс оформления исполнителей по заявкам;
• Куратор, менеджер и бригадиры управляют работниками, контролируют их деятельность, а также поддерживают обратную связь с клиентом, формируют отчеты о ходе работ.

Помимо этого, исполнитель обеспечивает персонал необходимыми ресурсами для выполнения поставленных задач, отстраняет работников за нарушения статьи № 76 ТК РФ, обеспечивает безопасность работ. Заказчик снимает с себя ответственность за персонал, платит только по факту выполнения задачи с надлежащим качеством.

Агентство полностью берет на себя подбор, оформление и администрирование кадров. Например, если вы ищете персонал на склад, все эти процессы идут через команду агентства.

Как любой формат взаимодействия между работодателем и подрядчиком, аутсорс имеет свои плюсы и минусы.

Достоинства:

• Оплата за результат работы. Заказчик передает непрофильные функции организации подрядчикам, снимает с себя ответственность за работу с персоналом — подбор, найм, обучение, выплаты, контроль. То есть, оплачивает только услуги аутсорсера.
• Привлечение компетентных исполнителей. Аутсорсеру важен результат, поэтому специалисты систематически повышают свои компетенции в профильной деятельности. В большинстве случаев аутсорсер лучше справляется с задачей, чем штатный сотрудник, который получает почасовую оплату.
• Экономия фонда заработной платы. Компания может ограничить собственный штат только узкопрофильными сотрудниками, а второстепенные задачи передать аутсорсеру. Такой подход снизит затраты на оплату труда, отчисления во внебюджетные фонды и ИФНС.
• Сохранение правового статуса. Если передать часть функций подрядчику, то организация сохранит юридический статус малого предприятия без ущерба бизнес-процессам.
• Отсутствие затрат на кадровое делопроизводство. Заказчик не занимается кадровыми вопросами, бухгалтерским/налоговым учетом, начислением вознаграждений. Он только оплачивает услуги агентства по договору подряда.
• Исключение спорных ситуаций, претензий со стороны государственных служб. Клиент не занимается кадровым менеджментом, все спорные вопросы с сотрудниками и госслужбами решаются аутсорсером.
• Универсальность. На аутсорс можно передать любые непрофильные задачи частично или полностью. Например, налоговый и бухучет, логистику, управление кадрами, складские работы и другое. Основной критерий — это выгода клиента.

К недостаткам внешнего управления относят все, что связано с человеческим фактором. Например, разглашение конфиденциальной информации третьим лицам или риск некачественного исполнения обязательств специалистами на аутсорсе. Чтобы обезопаситься от этого фактора, в договоре подряда прописывают пункт о неразглашении коммерческой тайны и требования к качеству кадрового менеджмента.

Да. Особенно — когда нужно сократить издержки и повысить гибкость бизнес-процессов. Главное — выбрать надежное агентство с опытом и отлаженными процессами. «Алгоритм24» предлагает готовые решения под ключ: от аутсорсинга до аутстаффинга персонала — с возможностью быстрой адаптации под задачи бизнеса.