Аутсорсинг: плюсы и минусы

Термин аутсорсинг (outsourcing) образовался от английского «outer source using» — подключение внешних источников. Основные принципы этого формата взаимодействия были заложены еще в 30-х годах XX века. В современной бизнес-среде, промышленности и индивидуальном предпринимательстве без аутсорса практически не обойтись. Раньше компании набирали в штат бухгалтеров, IT-специалистов, менеджеров отдела продаж, уборщиц или других сотрудников. Работодатель платил зарплату, взносы/налоги, обустраивал рабочее место и т.д. Соответственно, росла нагрузка на бюджет организации. Сегодня непрофильные бизнес-процессы передают под ответственность внешним подрядчикам — аутсорсинговым агентствам. Как работает этот формат? Какие у него преимущества и недостатки? Рассмотрим подробнее в этой статье.

Это формат взаимодействия между работодателем и аутсорсинговым агентством, который подразумевает делегирование части функций, непрофильных операций компании под ответственность внешней организации. Клиент нанимает подрядчиков, которые выполняют поставленные бизнес-задачи вместо штатных специалистов. Взаимодействие между сторонами осуществляется на основе договора подряда. Заказчик платит только за услуги аутсорсера, экономит на подборе, оформлении персонала, а также на страховых и налоговых выплатах за штатных работников.

Часто аутсорсинг путают с форматом предоставления работников (аутстаффингом). Определенные сходства есть, но это — разные понятия. Под аутсорсом понимается использование клиентом сторонних, «чужих» ресурсов. При этом персонал из компании-исполнителя не перемещается в клиентскую организацию. Задачи сотрудникам ставит исполнитель по условиям договора с работодателем. Заказчик не контролирует процесс работы и не управляет им, а только оценивает результат.

Аутстаффинг (вывод за штат) — это привлечение работников, которые официально трудоустроены в компании-исполнителе. Сотрудники находятся под контролем заказчика, но заработную плату получают от официального работодателя. Клиент ставит временному персоналу конкретные задачи, при необходимости обучает, предоставляет средства производства, определяет круг обязанностей.

К помощи аутсорсинговой компании обращаются, когда бизнесу нужно высвободить штатный персонал для выполнения профильных процессов. Соответственно, непрофильные задачи, которые отнимают ресурсы предприятия, передаются под ответственность сторонних исполнителей. Например, клиенту нужно:

• Сфокусировать ресурсы на важном направлении бизнеса. Для этого нужно освободить штатных специалистов от второстепенных, но также необходимых задач. В этом случае на аутсорсинг передаются непрофильные процессы предприятия — кадровое делопроизводство, бухгалтерский учет, начисление з/п.
• Снизить финансовую нагрузку на бюджет предприятия. Например, организация производит товары. В штате, помимо профильных сотрудников, числятся уборщицы, складские работники, охранники или другие кадры, которым также нужно платить зарплату, обучать их, оплачивать страховку, больничные, налоги. Предприятие может сократить персонал, обратиться к аутсорсеру, чтобы закрыть освободившиеся должности и при этом сэкономить на официальном содержании работников в штате.
• Получить помощь специалистов на начальном этапе бизнеса. Частичный или полный аутсорс поможет закрыть вакантные должности при открытии нового производства, офиса или запуске стартапа.

Аутсорсинговый формат взаимодействия состоит из двух этапов:

Первый — подготовительный. Компания выбирает, какие задачи передать под ответственность исполнителя, определяет требования к результату и срокам. Клиент составляет ТЗ, в котором описывает передаваемый на аутсорс бизнес-процесс и критерии качества.

Второй — выбор исполнителя. Клиент находит подрядчика, изучает его опыт, экспертность в поставленных задачах. Заказчику нужно четко понимать, сможет ли аутсорсер решить его вопросы и на какой результат можно рассчитывать.

Дальше стороны работают по следующей схеме:

• Заказчик с аутсорсером оформляют договор подряда;
• Агентство назначает куратора проекта, который ведет всю операционную деятельность в процессе реализации проекта. В том числе назначает административный состав (менеджеры, бригадиры) и отслеживает процесс оформления исполнителей по заявкам;
• Куратор, менеджер и бригадиры управляют работниками, контролируют их деятельность, а также поддерживают обратную связь с клиентом, формируют отчеты о ходе работ.

Помимо этого, исполнитель обеспечивает персонал необходимыми ресурсами для выполнения поставленных задач, отстраняет работников за нарушения статьи № 76 ТК РФ, обеспечивает безопасность работ. Заказчик снимает с себя ответственность за персонал, платит только по факту выполнения задачи с надлежащим качеством.

Как любой формат взаимодействия между работодателем и подрядчиком, аутсорс имеет свои плюсы и минусы.

Достоинства:

• Оплата за результат работы. Заказчик передает непрофильные функции организации подрядчикам, снимает с себя ответственность за работу с персоналом — подбор, найм, обучение, выплаты, контроль. То есть, оплачивает только услуги аутсорсера.
• Привлечение компетентных исполнителей. Аутсорсеру важен результат, поэтому специалисты систематически повышают свои компетенции в профильной деятельности. В большинстве случаев аутсорсер лучше справляется с задачей, чем штатный сотрудник, который получает почасовую оплату.
• Экономия фонда заработной платы. Компания может ограничить собственный штат только узкопрофильными сотрудниками, а второстепенные задачи передать аутсорсеру. Такой подход снизит затраты на оплату труда, отчисления во внебюджетные фонды и ИФНС.
• Сохранение правового статуса. Если передать часть функций подрядчику, то организация сохранит юридический статус малого предприятия без ущерба бизнес-процессам.
• Отсутствие затрат на кадровое делопроизводство. Заказчик не занимается кадровыми вопросами, бухгалтерским/налоговым учетом, начислением вознаграждений. Он только оплачивает услуги агентства по договору подряда.
• Исключение спорных ситуаций, претензий со стороны государственных служб. Клиент не занимается кадровым менеджментом, все спорные вопросы с сотрудниками и госслужбами решаются аутсорсером.
• Универсальность. На аутсорс можно передать любые непрофильные задачи частично или полностью. Например, налоговый и бухучет, логистику, управление кадрами, складские работы и другое. Основной критерий — это выгода клиента.

К недостаткам внешнего управления относят все, что связано с человеческим фактором. Например, разглашение конфиденциальной информации третьим лицам или риск некачественного исполнения обязательств специалистами на аутсорсе. Чтобы обезопаситься от этого фактора, в договоре подряда прописывают пункт о неразглашении коммерческой тайны и требования к качеству кадрового менеджмента.

Недостатки аутсорса легко устраняются, если сотрудничать с ответственным аутсорсинговым агентством и правильно составлять договор подряда. Достоинств же у внешнего управления значительно больше. Клиентская организация высвобождает ресурсы для решения профильных задач, сокращает издержки бюджета на содержание штата, кадровое делопроизводство, налоговые и страховые выплаты. При выборе партнера-аутсорсера важно обращать внимание на экспертность организации, ее опыт на рынке и отзывы других клиентов.