Оформление иностранных граждан на работу

В России существуют целые отрасли, в которых доля иностранных работников составляет 70-80% от общего числа сотрудников. Это строительство, логистика, розничная торговля, транспорт, разные виды услуг населению. Найм подданных других стран, особенно из государств бывшего СССР, выгоден малому и среднему бизнесу. Запросы по заработной плате и социальному пакету у иностранцев с постсоветского пространства обычно ниже, чем у российских граждан. Однако при приеме на работу иностранных специалистов компании нужно соблюсти все нормы законодательства РФ. В противном случае за нарушение требований на работодателя будут наложены санкции. Штрафы в сфере найма иностранцев могут достигать 1 млн рублей как для юридических лиц, так и для ИП.

Правила нахождения в стране и устройства на работу в российские фирмы граждан ближнего и дальнего зарубежья регламентируются ТК России и ФЗ № 115. Работодатель, перед тем как оформить мигранта в штат фирмы, обязан определить правовой статус иностранного гражданина.

В законодательстве России предусмотрено пять статусов для подданных других государств.

Временно пребывающий визовый гражданин. Данный статус присваивается подданным других государств, с которыми нет соглашения о безвизовом въезде — не заключено или приостановлено. Например, это страны Евросоюза, США, государства Латинской Америки, Австралия и другие. Уточнить информацию о таких соглашениях можно на сайте консульства МИД России.

Граждане зарубежных государств находятся в стране по рабочей, деловой или учебной визе. Разрешение имеет ограниченный период действия, но может продлеваться по заявлению иностранца.

Для устройства в штат «визового» мигранта нужно оформить разрешение на привлечение и использование зарубежных специалистов (Приказ МВД №541). Сама процедура может занимать от одного до двух с половиной месяцев.

Компания или ИП должны учитывать несколько моментов:

• Визовый работник должен получить и предоставить разрешение на работу.
• Если зарубежный специалист не обладает высокой квалификацией, то разрешение на его привлечение выдается в рамках регламентированной квоты. В каждой сфере деятельности она своя, и периодически обновляется.
• Государственная пошлина уплачивается в размере 10 тысяч рублей за каждого нанятого сотрудника из-за границы.
• Нужно получить согласие МВД на право использовать труд зарубежного специалиста и уплатить госпошлину в размере 3,5 тысяч рублей.

Визовые высококвалифицированные специалисты. В эту группу входят зарубежные работники со специальными и профильными знаниями. ВКС из-за рубежа вправе претендовать на заработную плату не менее 167 тысяч рублей ежемесячно. Специалисты в этом статусе могут находиться в стране по рабочей или деловой визе, а также виду на жительство (ВНЖ), пока действует визовое разрешение.

Чтобы компании или ИП оформить ВКС, нужно понимать следующие особенности:

• На «визовых» ВКС не распространяются ограничения по квоте.
• Разрешение на работу выдается по запросу работодателя на период до 3 лет.
• ВКС вправе осуществлять деятельность без привязки к субъектам. Такие сотрудники могут отправляться в деловые поездки в любые регионы страны на период до 30 суток.
• Мигранты ВКС и их семьи должны получить полисы ДМС на весь период действия рабочей визы.
• Страховой полис на иностранных граждан и членов их семей должна оформить принимающая сторона.

Безвизовый временно пребывающий мигрант. В эту группу входят зарубежные граждане из государств, с которыми Россия заключила безвизовые соглашение на въезд. Например, это государства ЕАЭС, а также Таджикистан и Азербайджан, ДНР и ЛНР. При оформлении таких лиц в штат работодателю не нужно получать специальное разрешение на привлечение мигрантов. Сам работник должен оформить патент.

Что нужно учитывать кадровику при приеме безвизовых мигрантов:

• Сотрудник может выполнять профессиональные обязанности только в той области, в которой выдан патент.
• Деловые поездки в иной регион осуществляются только при наличии права на работу в другом субъекте страны. Например, «безвизовый» сотрудник, принятый в МО, не может без дополнительного документа выезжать по служебным обязанностям в Москву, так как это разные субъекты.

Иностранцы из государств-участниц ЕАЭС могут устраиваться в штат организаций без патента. Прием осуществляется на основании паспорта и миграционной карты. Командировки в любой регион страны выписываются без ограничений.

Временно проживающий иностранец. Выдается зарубежным гражданам, которым разрешено временное проживание в стране (РВП). По регламенту документ выдается на период до 3 лет. Зарубежных работников можно оформить в штат компании, организации без ограничений по количеству, специальных бумаг и патентного свидетельства. Лица с РВП могут выполнять трудовые обязанности только в том регионе страны, где они временно проживают. В поездки их можно отправлять на срок не более 40 суток в год, если должность или профильная специализация сотрудника есть в списке МВД.

С 2023 года в ФЗ № 115 внесли дополнение к статусу РВП. Мигрант, проживающий в стране для прохождения образовательных программ, получает статус РВПО. Разрешение выдается лицам, которые обучаются на очных отделениях в государственных аккредитованных учебных заведениях, аспирантуре. Разрешается принимать в штат зарубежных студентов без специальных уведомлений.

Постоянно проживающий иностранец. Статус выдается подданным другой страны при получении ВНЖ. Иностранные сотрудники с видом на жительство могут приниматься в штат организаций без специальных разрешений. Для таких специалистов нет проблем, связанных с командировками в регионы страны. Также они вправе открывать ИП.

Помимо определения правового статуса гражданина другого государства, есть много особенностей при оформлении мигрантов в российские фирмы. Разберем основные нюансы, которые нужно учитывать.

Работодатель должен запросить следующий пакет документов с учетом статуса мигранта:

• Временно пребывающие лица, без РВП и ВНЖ, за исключением мигрантов из ЕАЭС. Зарубежные специалисты должны предоставить гражданский паспорт своей страны, а также патентное свидетельство на право работать в Российской Федерации.
• Мигранты с ВНЖ или РВП/РВПО. Для оформления в штат фирмы они должны предоставить документ, подтверждающий разрешение на постоянное или временное проживание в стране. Это может быть отдельное свидетельство или же национальный паспорт с соответствующей отметкой. Рабочую визу или патентное разрешение предоставлять не нужно.
• Граждане государств-участниц ЕАЭС. Предоставляют только паспорт своей страны. Других документов при оформлении в штат предоставлять не нужно.
• Беженцы и лица, которым Российская Федерация предоставила временное убежище. Нужно соответствующее свидетельство, которое можно получить только после сдачи паспорта своей страны на хранение в отдел МВД по месту временного проживания.

Также мигрант предоставляет при наличии СНИЛС, трудовую книжку российского или советского образца, данные по форме СТД-Р. По запросу работодателя зарубежный сотрудник должен предъявить диплом/свидетельство о профильной специальности, образовании или квалификации.

Мигранты из государств ЕАЭС могут не подтверждать дипломы за исключением юристов, фармацевтов, медицинских работников и педагогов. Однако, если документ об образовании выполнен на национальном языке, работодатель может потребовать нотариально заверенный перевод.

Военные билеты мигрантами не предъявляются, так как они не входят в категорию военнообязанных лиц.

С 2023 года большинство зарубежных специалистов в любом правовом статусе получили право на медицинское обслуживание в формате ОМС. Для этого должно соблюдаться условие — оплата работодателем страховых взносов на медпомощь нанятым мигрантам не менее 3 лет.

Зарубежные работники с патентным свидетельством могут выполнять служебные обязанности только в том регионе, где получили разрешение на работу. Если мигрант планирует расширить зону деятельности, нужно получить дополнительное патентное разрешение.

Такое же ограничение установлено и на вид деятельности мигранта. Например, если при приеме в компанию в патенте указано «работник склада», то сотрудник не вправе работать охранником, поваром, водителем и т.д. Однако работодатель может временно перевести мигранта на другую должность, если:

• Произошла чрезвычайная ситуация. Например, травма на производстве, наводнение, пожар и т.д.
• Необходимо временно заменить выбывшего сотрудника, если его отсутствие также вызвано чрезвычайным положением.
• Проводить такую смену деятельности мигранта допускается 1 раз в год и на срок не более 30 дней. Однако, если в патентном свидетельстве нет отметки о виде деятельности, то можно оформить мигранта на любую должность.
• Найм зарубежного сотрудника без патентного свидетельства (если оно должно быть по закону) грозит компаниям и индивидуальным предпринимателям серьезными штрафами:
• Компания или ИП выплачивают штраф в размере 250-800 тысяч рублей;
• Руководитель организации — 25-50 тысяч рублей.

Такие же санкции применяются к работодателям, если они устроили в штат мигранта за пределами региона действия патентного свидетельства, либо взяли на другую должность.

Работодатели обязуются сообщать о приеме в штат или увольнении зарубежных сотрудников в МВД по вопросам миграции в своем регионе. Исключение — граждане Беларуси. Оповестить контролирующие инстанции нужно в трехдневный срок с момента оформления или расторжения договора.

На каждого мигранта подается отдельное уведомление независимо от правового статуса и визового или безвизового пребывания.

Зарубежный работник с патентным свидетельством также обязуется оповестить МВД о трудоустройстве. На это отводится два месяца с момента получения разрешения на работу. В противном случае патент могут аннулировать, тогда мигрант станет нелегалом. Работодателю нужно проследить, чтобы зарубежный сотрудник вовремя направил уведомление. Иначе штрафов не избежать.

Если работодатель нанимает зарубежного специалиста с предоставлением временного жилья, то работника нужно ставить на миграционный учет. По сути, компания выделяет принадлежащее ей помещение или строительный вагончик для проживания мигрантов, а значит, по закону считается принимающей стороной.

Уведомление о постановке работника на миграционный учет подается в семидневный срок в департамент МВД. К документу прикладываются копии:

• Соответствующих страниц паспорта гражданина другой страны с отметками о пересечении границы Российской Федерации.
• Карты мигранта.
• Договора аренды или собственности на право пользоваться помещением для временного проживания.
• Трудового контракта или ГПД с работодателем.

Для мигрантов из ЕАЭС действует увеличенный срок для подачи уведомления — 30 суток с момент въезда в страну. Для жителей Беларуси — 90 суток. Штрафы за нарушения миграционного законодательства: 400-500 тысяч рублей — для компаний/организаций и 40-50 тысяч рублей — для руководителя/собственника бизнеса.

Выдавать заработную плату наличными можно только зарубежным сотрудникам, которые имеют статус ВНЖ. Другим категориям иностранных работников зарплата выдается только безналичным способом — на именную банковскую карту. Исключение — возмещение расходов по деловым поездкам. В этой ситуации работодатель вправе выдать наличные.

В любых других ситуациях выдача наличных зарубежному работнику расценивается как незаконная операция с валютой. За подобные нарушения предусмотрен штраф:

• Компания или предприниматель — 20-40% выплаченной суммы;
• Руководитель/собственник бизнеса — 20-40% выплаченной суммы, но не более 30 тысяч рублей.

Ставка НДФЛ на доходы мигрантов зависит от налогового статуса мигранта — резидент Российской Федерации или нет. Гражданство зарубежного работника влияет на НДФЛ только для лиц из государств-участниц ЕАЭС.

Зарубежные работники вносят фиксированную сумму по НДФЛ ежемесячно, пока действует патентное свидетельство. Работодатель может оформить вычет на авансовые платежи мигранта и уменьшить налог, начисленный с его заработной платы. Для этого нужно, чтобы сотрудник написал заявление в свободной форме и предоставил копии авансовых платежей по патенту.

Пакет документов подается в местное отделение ИФНС. После рассмотрения заявления и приложенных квитанций служба высылает уведомление, которое разрешает работодателю не удерживать с работника НДФЛ в текущем году. Заявление рассматривается налоговой в 10-дневный срок. Без разрешения ИФНС снижать налог запрещается.

Работодатель должен уволить зарубежного сотрудника, если разрешение на работу было аннулировано МВД. Например, мигрант нарушал требования режима пребывания в Российской Федерации. По этой причине патентное свидетельство, статус РВП или ВНЖ аннулировали.

Работодатель отстраняет сотрудника от служебных обязанностей, если истек срок действия разрешительного документа. Мигранту дается месяц на продление патентного свидетельства, по истечению которого сотрудник либо восстанавливается на рабочем месте (продлевает патент), либо увольняется.

Прием зарубежного специалиста в штат компании включает несколько этапов:

1. Определяется статус соискателя должности из-за границы. Кадровик уточняет гражданство будущего сотрудника и режим нахождения в РФ — временный, РВП или ВНЖ, наличие визовых ограничений.
2. Решаются вопросы с МВД при оформлении зарубежных специалистов. Если организация привлекает «визовых» сотрудников в статусе временного пребывания, нужно оформить разрешение для нанимаемого специалиста и для работодателя. При оформлении работников в статусе ВКС подается ходатайство о выдаче разрешения на осуществление деятельности.
3. Проверяются документы иностранного гражданина, необходимые для трудоустройства.
4. Оформляется трудовой договор в установленном порядке. Работодатель и нанимаемый специалист заключают договор, сотрудник изучает должностные и корпоративные инструкции, проходит инструктажи по ОТ и технике безопасности.
5. В трехдневный срок после подписания договора высылается уведомление в региональное отделение МВД о приеме в штат сотрудника из-за рубежа.

В большинстве случаев все бумаги для трудоустройства в российскую компанию соискатель из-за рубежа подготавливает сам. Стандартный пакет документации включает паспорт и его нотариально-заверенную копию перевода на русский язык, диплом об образовании, трудовую книжку, СНИЛС. Также для большинства «визовых» и «безвизовых» работников потребуется разрешение на рабочую деятельность в стране пребывания или патентное свидетельство. При трудоустройстве специалистов с высокой квалификацией часть разрешений должен оформить сам работодатель. В частности, он подает ходатайство в МВД на право привлечения мигрантов в штат компании.

Большая часть зарубежных работников с 2023 года не обязаны получать полис ДМС на период действия договора. Эти сведения нужно отразить в нормативных актах организации. Также обновленные требования следует внести в устав внутреннего распорядка фирмы, положение о страховых гарантиях сотрудников в трудовые договоры с мигрантами.

Трудоустройство зарубежных сотрудников в российские компании — довольно сложная процедура, которая дополнительно осложняется введенными санкциями западных стран. Тем не менее, если компания оформляет специалистов из дальнего и ближнего зарубежья, ей необходимо строго соблюдать законодательство РФ в отношении использования наемного труда мигрантов.