Что такое аутсорсинг

Много организаций предпочитает переходить на аутсорсинг для оптимизации своих операций, сокращения издержек. Этот метод позволяет компаниям фокусироваться на основных задачах, поручая выполнение вспомогательных работ внешним исполнителям. Аутсорсинг не только упрощает контроль за ресурсами, но и дает доступ к специалистам, чье привлечение в штат может быть невыгодно или невозможно. Актуален аутсорсинг для малого, среднего бизнеса, где необходима высокая операционная эффективность при ограниченных ресурсах. В статье мы изучим, какая выгода от аутсорсинга для бизнеса, какие виды компаний могут извлечь из него наибольшую пользу, и как организовать процесс для хороших результатов.

Аутсорсинг означает делегирование функций или бизнес-процессов внешним организациям. В простом понимании, это когда одна компания нанимает другую для передачи части своих рабочих задач. Такие задачи могут включать все: от ведения бухгалтерского учета до обслуживания клиентов или поддержки информационных технологий.

Основная задача — позволить фирме сконцентрироваться на своих ключевых функциях, передав менее важные или специализированные задачи внешним исполнителям. Это позволяет не только экономить ресурсы, но и получать доступ к новейшим технологиям и опыту, который может быть недоступен внутри самой организации. Этот подход особенно ценен для малых, средних предприятий, которым сложно поддерживать большой штат сотрудников.

Аутсорсинг также повышает качество услуг, поскольку внешние исполнители часто фокусируются на конкретных областях и стремятся выполнять работу на высоком уровне.

Концепция возникла в середине 20-го века, но стала распространена только в 1980-е годы. Термин происходит от английских слов «outside resourcing», что переводится как использование внешних ресурсов. Изначально аутсорсинг применялся для простых задач — уборка помещений или охрана объектов.

С развитием глобализации, технологий, компании начали передавать сторонним фирмам все более сложные операции, включая производство, IT-услуги, логистику, научные исследования и разработки. Это позволило организациям сокращать расходы, повышать эффективность, используя опыт и ресурсы узкопрофильных компаний.

В итоге аутсорсинг превратился из метода экономии в стратегический инструмент, который помогает фирмам расширять операции, сосредотачиваться на главных направлениях развития. Сегодня он используется бизнесом как средство усиления эффективности и конкурентоспособности.

Делегирование обязанностей предлагает много преимуществ для бизнеса, включая:

• Снижение затрат: Основная причина, по которой компании выбирают аутсорсинговые фирмы — сокращение расходов на содержание штатных сотрудников и социальные пакеты.
• Доступ к качественным профильным навыкам: Аутсорсинг предлагает экспертизу, которую сложно или дорого развивать внутри компании, например, в области IT или права.
• Повышение качества: Внешние исполнители часто оказывают экспертные услуги благодаря специализации на конкретной области.
• Фокус на стратегических задачах: Делегирование рутинных и вспомогательных функций позволяет управлению сконцентрироваться на развитии бизнеса.
• Гибкость, масштабируемость: Облегчает адаптацию к изменениям в объеме работы, позволяя легко расширяться или сокращать операции.
• Управление рисками: Передача ответственности за некоторые процессы снижает бизнес-риски, особенно в рискованных областях.

Эти критерии делают аутсорсинг ценным инструментом для организаций, стремящихся оптимизировать свои операции и улучшить позиции на рынке.

Аутсорсинг работает как партнерство между двумя компаниями: заказчиком, который хочет передать часть своих задач, и поставщиком аутсорсинговых услуг, который их выполняет.

Вот этапы процесса предоставления такой услуги:

• Определение потребностей: Компания-заказчик должна твердо определить, что за функции или задачи она хочет аутсорсировать. Это может быть IT-поддержка, бухгалтерский учет, логистика, HR-управление или любая другая область.
• Поиск поставщика: Затем идет выбор поставщика. Учитывается не только цена услуги, но и опыт, репутация, способность поставщика обеспечить необходимый уровень качества.
• Переговоры: После определения поставщика составляется и заключается договор аутсорсинга. Он должен включать все пункты сотрудничества — описание услуг, обязательства сторон, сроки их выполнения, условия конфиденциальности, ответственность за нарушения.
• Передача задач: Компания-заказчик передает функции внешнему исполнителю. Это может сопровождаться передачей технологий, методик или даже персонала.
• Интеграция, адаптация: Здесь идет интеграция ресурсов и систем поставщика с внутренней инфраструктурой заказчика. Надо обеспечить плавный переход и минимизировать возможные перебои в работе.
• Управление, контроль: Заказчик должен регулярно контролировать качество, эффективность работы поставщика. Для этого можно делать отчеты, проводить встречи, а также внедрять системы управления проектами и качеством.
• Оптимизация, корректировки: Аутсорсинговые отношения должны регулярно пересматриваться с целью их оптимизации. Это позволяет адаптировать услуги под изменяющиеся условия бизнеса, улучшать их качество.

Процесс требует внимательного планирования, четкой организации, постоянного управления. Однако, при правильном подходе, с ним можно значительно улучшить эффективность работы компании и снизить общие траты.

Аутсорсинг может принимать разные формы, в зависимости от задач, функций, которые компания желает аутсорсировать. Есть такие виды:

• Профессиональный: Включает услуги, требующие высокой квалификации. Это могут быть юридические или бухгалтерские услуги.
• Производственный: Относится к передаче производственных задач на внешнее выполнение.
• Бизнес-процесс (BPO): Охватывает перевод операционных задач — обработка данных или управление клиентскими запросами.
• IT: Включает передачу IT-задач — разработка ПО, поддержка инфраструктуры.
• Многофункциональный: Объединяет несколько функций под управлением одного поставщика.

Выбор конкретного типа зависит от специфики аутсорсинговой компании, ее потребностей, стратегических целей.

Аутсорсинг и предоставление труда — две разные модели делового взаимодействия, каждая со своими особенностями. В аутсорсе компания нанимает внешнюю организацию для определенных задач, при этом контракт ограничивается списком услуг. Предоставление труда включает аренду сотрудников, которые официально числятся за другой компанией, но работают на заказчика. Основное отличие заключается в уровне контроля и ответственности за процесс, результаты работы.

Эта модель востребована в разных бизнес-сферах:

• Стартапы, малый бизнес: Используют для сокращения начальных трат, доступа к специализированным ресурсам.
• Средние предприятия: Оптимизируют, повышают качество услуг.
• Крупные корпорации: Масштабируют операции, управляют сложными проектами.
• Технологические компании: Направляют на аутсорсинг разработку, тестирование ПО.
• Госучреждения: Используют для улучшения обслуживания граждан, оптимизации внутренних операций.

Цена определяется рядом параметров — вид предоставляемых работ, их объем, профессионализм необходимых экспертов и географическое место выполнения заданий. Вот факторы, от которых зависит стоимость в сфере внешнего субподряда:

• Вид: Разнообразие форм, например, информационно-технологическая поддержка, ведение бухгалтерии или обслуживание клиентов оценивается по-разному. Услуги, требующие узкой специализации, обходятся дороже.
• Масштаб проекта: Ценник также коррелирует с размером задач, поручаемых на аутсорсинг. Крупные проекты могут быть более выгодными благодаря эффекту масштаба, тогда как за малые задачи придется платить больше из-за постоянных расходов на управление проектом.
• Компетенция сотрудников: Найм классных профессионалов увеличивает цену услуг, особенно в областях, где требуется углубленная специализация или редкие навыки.
• Расположение исполнителя: Цена аутсорсинговых работ зависит от страны или региона, что обусловлено разницей в зарплатном фонде и операционных издержках.
• Продолжительность партнерства: При заключении долгосрочных договоров часто предоставляются лучшие условия и сниженные тарифы по сравнению с одноразовыми проектами благодаря возможности стратегического планирования, оптимизации ресурсов поставщика.

Как правило, компании оплачивают аутсорсинговые услуги на основе фиксированных месячных взносов, поштучной платы за выполненный проект или по часовой ставке. Выбор способа оплаты определяется индивидуальными нуждами, предпочтениями клиента. В договорах часто прописываются подробные пункты о платежах, что позволяет обеим сторонам быть застрахованными от непредвиденных обстоятельств, грамотно распоряжаться финансами.

Аутсорсинг, или внешнее субподрядное исполнение определенных бизнес-процессов, становится оптимальным решением для компаний, стремящихся оптимизировать свою деятельность, сконцентрироваться на задачах. Рассмотрим подробно преимущества этой модели:

Снижение затрат:

• Экономия на заработной плате: Аутсорсинг позволяет избежать расходов на найм, обучение, содержание штатных сотрудников.
• Оптимизация операционных расходов: Передача некоторых функций на аутсорс уменьшает потребность в офисном пространстве, сопутствующих расходах.

Доступ к высокой экспертизе:

• Особые знания: Компании-аутсорсеры обычно фокусируются в одной области.
• Инновационные решения: Внешние поставщики часто ведут активную работу над улучшением своих услуг, внедрением новейших технологий.

Гибкость, масштабируемость:

• Регулирование рабочей нагрузки: Возможность увеличивать или уменьшать объемы работы в соответствии с текущими потребностями бизнеса.
• Быстрая адаптация к рыночным изменениям: Аутсорсинг позволяет быстро реагировать на изменения спроса, без времени на дополнительный найм, обучение персонала.

Сосредоточение на основных направлениях:

• Освобождение ресурсов: Передавая второстепенные задачи на аутсорсинг, компания может сосредоточиться на стратегическом планировании.
• Ускорение бизнес-процессов: Снятие дополнительной нагрузки с внутренних ресурсов позволяет более эффективно двигаться к поставленным ранее целям.

Управление рисками:

• Разделение ответственности: Аутсорсинговые компании несут ответственность за качество выполнения вверенных им задач.
• Снижение влияния человеческого фактора: Исключается риск потери сотрудников, связанных с этим знаний.

Улучшение качества услуг:

• Профессиональное выполнение: Аутсорсинговые организации стремятся оказывать услуги на высоком уровне, чтобы поддерживать свою репутацию на рынке.
• Постоянное совершенствование: Конкуренция среди аутсорсинговых компаний стимулирует их к непрерывному улучшению качества работы.

Доступ к международным ресурсам:

• Глобальный охват: Аутсорсинг позволяет воспользоваться ресурсами и экспертизой, которые могут быть недоступны на локальном уровне.
• Возможности для масштабирования бизнеса: Работа с международными аутсорсинговыми партнерами открывает двери для экспансии на новые рынки.

Аутсорсинг предлагает компаниям мощный инструмент для повышения эффективности, конкурентоспособности. С его помощью бизнес может не только сократить издержки, но и получить доступ к технологиям и мировому уровню экспертизы, сохраняя при этом гибкость, способность быстро адаптироваться к меняющимся рыночным условиям.

Среди минусов выделяют:

• Зависимость от поставщика: Потенциальная уязвимость при нарушениях поставщиком условий контракта.
• Конфиденциальность: Риски утечки данных при передаче функций внешним компаниям.
• Вопросы качества: Возможные проблемы с выполнением работ.
• Управленческие вызовы: Трудности в контроле исполнителей.
• Культурные различия: Проблемы в коммуникации при работе с иностранными партнерами.
• Контроль процессов: Ограничение влияния на внешнего исполнителя.

Переход на аутсорсинг — важный шаг, требующий тщательного планирования и подхода. Вот краткое руководство, как осуществить этот процесс:

• Оценка потребностей: Выявите, какие функции или процессы вы планируете аутсорсировать. Это может быть бухгалтерия, складские работы или любое другое направление, на котором специализируется ваша компания.
• Исследование рынка: Изучите возможных поставщиков аутсорсинговых услуг, оцените их квалификацию, опыт и репутацию.
• Выбор поставщика: Выберите поставщика на основе качества аутсорсинговых услуг, стоимости и соответствия вашим требованиям.
• Переговоры и договор: Обсудите условия сотрудничества и заключите договор, четко прописав обязанности и права каждой стороны.
• Пилотный проект: Начните с малого, например, с одного проекта или процесса, чтобы оценить качество работы поставщика и наладить взаимодействие.
• Интеграция: Интегрируйте системы и процессы вашей компании с услугами поставщика. Обеспечьте четкую коммуникацию и координацию.
• Мониторинг и оценка: Регулярно оценивайте качество сотрудничества, внося необходимые правки.

Делегирование своих обязанностей может повысить эффективность и сократить издержки, но требует внимательного управления и контроля.