Кейс: как мы вывели 100 вахтовиков на логистический хаб за 72 часа

В понедельник утром к нам поступила заявка от логистического хаба. Через три дня на объект должна была выйти новая смена, но заказчик понимал, что своими силами закрыть все вакансии не успевает. Требовалось 100 исполнителей: комплектовщики, упаковщики и разнорабочие. Срок был жестким — через 72 часа люди уже должны приступить к работе, и перенести запуск нельзя. Если смена не выйдет вовремя, склад не сможет обработать запланированный объем поставок.

Главная ошибка — искать исполнителей последовательно. Пока один кандидат размышляет над предложением, второй уже соглашается работать в другой компании, а третий вообще перестает выходить на связь. При больших объемах процесс строится иначе.

В первую очередь мы уточнили у заказчика, какие специалисты нужны, сколько человек должно выйти в каждую смену и какие требования предъявляются к исполнителям. Для логистического хаба важно не только количество людей, но и готовность сразу включиться в работу. Поэтому параллельно с подбором мы определяли профиль кандидатов, чтобы не тратить время на тех, кто не подходит под задачи объекта.

Затем подключили одновременно несколько каналов поиска. В работу пошла собственная база исполнителей, а рекрутеры начали поиск в разных регионах. Такой подход позволяет не зависеть от ситуации на одном локальном рынке труда. Если в каком-то городе подходящих кандидатов недостаточно, подбор продолжается в других регионах.

Следующий этап — быстрый отбор. В массовом подборе невозможно проводить длинные многоэтапные собеседования. Вместо этого важно быстро проверить, соответствует ли человек требованиям проекта, готов ли к вахтовому формату и сможет ли выйти в обозначенные сроки. Одновременно специалисты проверяют документы, чтобы исключить задержки уже на этапе оформления.

Еще одна особенность таких проектов — резерв. Если заказчику требуется 100 исполнителей, работа ведется с большим количеством кандидатов. Практика показывает, что часть людей может отказаться в последний момент, изменить планы или не приехать к месту работы вовремя. Чтобы это не повлияло на сроки запуска объекта, мы заранее формируем запас кандидатов, готовых заменить выбывших без дополнительного поиска.

Уже к концу первого дня основная часть команды была подтверждена, а остальные места закрывались из резервного списка. Благодаря этому следующий этап — организация выезда и подготовка людей к работе — начался без потери времени.

К утру второго дня основная часть команды уже была сформирована, но расслабляться было рано. Даже если люди подтвердили готовность выйти на объект, это еще не означает, что через сутки они действительно окажутся на своих рабочих местах. Поэтому, пока рекрутеры продолжали закрывать последние позиции и работать с резервом, менеджеры проекта переключились на организацию самой вахты.

Первым делом мы согласовали график заезда. Было важно, чтобы исполнители прибыли организованно и смогли выйти на смену одновременно. Если люди приезжают в разное время, объекту приходится перестраивать работу, а часть команды начинает ждать остальных. В условиях жестких сроков такой сценарий был недопустим.

Следующей задачей стало размещение. Для команды заранее подготовили места проживания, проверили, хватит ли их с учетом резерва, и распределили людей по комнатам еще до их приезда. Параллельно для части команды организовали проезд до региона, для остальных — трансфер непосредственно до объекта.

В это же время кадровые специалисты завершали оформление документов. Пока исполнители находились в пути, мы проверяли необходимые документы, готовили договоры и остальные бумаги, чтобы после приезда не тратить на это рабочее время.

Одновременно готовили и сам объект к приему новой смены. Для исполнителей заранее подготовили спецодежду и необходимую экипировку, распределили людей по бригадам, закрепили кураторов и сформировали графики выхода. Каждый понимал, в какую смену выходит, кто отвечает за адаптацию и к кому можно обратиться, если возникнут вопросы уже на месте.

При этом подбор не останавливался. До самого вечера рекрутеры оставались на связи с кандидатами, подтверждали выезд и контролировали маршрут. Если кто-то в последний момент менял планы или сообщал, что не сможет приехать, мы сразу выводили человека из резерва. Благодаря этому численность команды оставалась неизменной, а заказчику не приходилось переживать, что к старту проекта людей окажется меньше, чем было заявлено.

К концу второго дня были готовы не только исполнители, но и инфраструктура, необходимая для их выхода на объект. Поэтому утром третьего дня нам оставалось лишь контролировать, чтобы каждый человек прибыл вовремя и без задержек приступил к работе.

К моменту приезда команды организационные вопросы уже были решены. Исполнители были распределены по сменам, обеспечены необходимым для работы и смогли приступить к выполнению задач. Даже после запуска проекта работа не закончилась. Менеджер продолжал сопровождать объект, контролировал выход смен и оставался на связи с заказчиком. Если бы кто-то не смог выйти, замена была бы организована без остановки работы склада.

В подобных проектах скорость зависит не только от количества кандидатов в базе. Чтобы вывести на объект 100 человек за три дня, необходимо одновременно заниматься подбором, оформлением, организацией проживания, проезда и сопровождением проекта. Если выполнять эти задачи последовательно, сроки увеличиваются в несколько раз, поэтому в «Алгоритм24» каждый этап ведет отдельная команда. Пока рекрутеры подбирают исполнителей, менеджеры проекта готовят их выход, а кадровые специалисты оформляют документы и сопровождают проект после запуска.

Если вашей компании необходимо сформировать вахтовую команду в короткие сроки, переходите на страницу аутсорсинга вахтового персонала.